Как добавить документы в СБИС

Система СБИС — это мощный инструмент для электронного документооборота, который значительно упрощает взаимодействие с контрагентами и государственными органами. Однако, чтобы пользоваться всеми преимуществами СБИС, необходимо уметь правильно загружать и обрабатывать документы. В этой статье мы подробно рассмотрим различные способы добавления документов в СБИС, а также дадим полезные советы по работе с системой.

1. Добавление нескольких документов 📁
2. Прикрепление документа к отправке 📎
3. Загрузка и обработка файлов 📥
4. Форматы документов для СБИС 📄
5. Создание и отправка документов 📝
6. Загрузка документов из 1С 🔄
7. Создание и отправка УПД 📑
8. Выгрузка документов из СБИС 📥
9. Выводы и рекомендации 👍
10. FAQ ❓

Добавление нескольких документов 📁

Для одновременной загрузки нескольких документов в систему СБИС, выполните следующие действия:

1. На главной странице СБИС: Кликните на иконку загрузки (обычно изображается в виде стрелки, направленной вверх), а затем выберите опцию «Загрузить».
2. Выбор источника загрузки: В открывшемся меню вам будут предложены различные варианты загрузки файлов:

• «С компьютера»: Позволяет выбрать и загрузить файлы, хранящиеся на вашем компьютере.
• «Из буфера обмена»: Позволяет загрузить файлы, которые были скопированы в буфер обмена.

3. Сканирование дополнительных документов: Если вам необходимо добавить еще документы, нажмите кнопку «Сканировать». Эта функция особенно полезна, если вы хотите загрузить бумажные документы, предварительно отсканировав их.
4. Завершение загрузки: После того, как вы добавили все необходимые документы, нажмите кнопку «Сохранить». Система СБИС обработает загруженные файлы и добавит их в ваш личный кабинет.
5. Проверка загруженных файлов: Важно всегда проверять загруженные документы на корректность. Убедитесь, что все страницы отображаются правильно, текст читабелен, а электронные подписи действительны. В случае обнаружения ошибки, вы сможете заменить некорректный документ сканом, нажав на соответствующую кнопку.

Прикрепление документа к отправке 📎

Часто возникает необходимость прикрепить дополнительные документы к уже созданному в СБИС файлу, например, к счету-фактуре или акту выполненных работ. Для этого:

1. Перейдите на вкладку «Документы»: Здесь хранятся все ваши документы, загруженные в СБИС.
2. Нажмите кнопку «Добавить»: Эта кнопка открывает меню с различными вариантами добавления документов.
3. Выберите «Из документов»: Данный пункт меню позволит вам выбрать уже загруженный в систему файл для прикрепления.
4. Выберите шаблон для отправки: В разделе «Шаблоны» выберите тип документа, к которому вы хотите прикрепить файл.
5. Заполните шаблон: Следуйте инструкциям на экране и заполните все необходимые поля в выбранном шаблоне.
6. Нажмите «Далее»: Переход к следующему шагу отправки документа.
7. Выбор формата сохранения: Выберите формат, в котором вы хотите сохранить прикрепленный документ.
8. Отправка документа: После завершения всех настроек отправьте документ контрагенту.

Загрузка и обработка файлов 📥

СБИС предоставляет удобные инструменты для загрузки и автоматической обработки большого количества файлов:

1. На главной странице СБИС: Наведите курсор мыши на строку «Загрузить».
2. Выберите пункт «С компьютера»: Откроется стандартное окно выбора файлов на вашем компьютере.
3. Отметьте файлы для загрузки: Используйте флажки рядом с названиями файлов, чтобы выбрать нужные документы.
4. Нажмите «Загрузить»: Начнется загрузка выбранных файлов в систему СБИС.
5. Обработка файлов: После завершения загрузки появится окно «Что делать с файлами?».
6. Перемещение в папку «Разобрать»: Отметьте галочками документы, которые необходимо обработать, нажмите кнопку «Переместить» и выберите папку «Разобрать». В этой папке СБИС автоматически распределит документы по типам и контрагентам, что значительно упрощает дальнейшую работу с ними.

Форматы документов для СБИС 📄

Для корректной работы с документами в СБИС важно использовать правильные форматы файлов.

• Реализация: Документы реализации, созданные в вашей учетной системе, должны быть сохранены в формате *.xml перед отправкой контрагентам через СБИС.
• Другие форматы: СБИС поддерживает загрузку и других форматов файлов, таких как .pdf, .doc, .xls и т.д. Однако, для автоматической обработки и распознавания данных рекомендуется использовать .xml.

Создание и отправка документов 📝

СБИС позволяет не только загружать готовые документы, но и создавать новые непосредственно в системе:

1. Выберите тип документа: В любом разделе СБИС нажмите кнопку «+» (обычно расположена в правом верхнем углу) и выберите нужный тип документа, например, счет-фактура, акт выполненных работ, договор и т.д.
2. Проверка организации: Убедитесь, что в качестве отправителя документа указана ваша организация.
3. Заполнение полей: Заполните все обязательные поля документа, такие как «Покупатель», «Дата», «Номер» и т.д.
4. Добавление товаров или услуг: Используйте кнопку «+», чтобы добавить строки с товарами или услугами в документ.
5. Проверка документа: Перед отправкой обязательно проверьте корректность заполнения всех полей и соответствие документа законодательству. Для этого перейдите на вкладку «Документы» и кликните по иконке предпросмотра.
6. Прикрепление дополнительных файлов: При необходимости прикрепите к документу дополнительные файлы, например, сканы договоров, сертификатов, актов сверок и т.д. Для этого используйте кнопку «Добавить».

Загрузка документов из 1С 🔄

Многие компании используют программу 1С для ведения бухгалтерского и управленческого учета. СБИС легко интегрируется с 1С, что позволяет быстро и удобно загружать документы из одной системы в другую:

1. Наведите курсор на «Из информационной системы»: В меню загрузки документов выберите этот пункт.
2. Выберите тип документов: Например, «Реализация товаров и услуг».
3. Отметьте документы для загрузки: Используйте флажки, чтобы выбрать нужные документы.
4. Нажмите «Загрузить»: Документы будут загружены из 1С в СБИС.

Создание и отправка УПД 📑

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе функции счета-фактуры и накладной.

1. На главной странице Saby Docs: Нажмите кнопку «+ Создать».
2. Выбор типа документа: Выберите «УПД» или «Накладная» в зависимости от требований вашего покупателя.
3. Проверка отправителя: Убедитесь, что в качестве отправителя указана ваша организация.
4. Заполнение поля «Покупатель»: Выберите покупателя из справочника СБИС или добавьте нового.
5. Добавление договора: Если у вас заключен договор с покупателем и это является обязательным требованием, добавьте его к УПД.

Выгрузка документов из СБИС 📥

Иногда возникает необходимость сохранить копию документа, хранящегося в СБИС, на ваш компьютер.

1. Откройте нужный документ: Перейдите на вкладку «Документы» и откройте нужный файл.
2. Наведите курсор на вложение: Кликните по значку вложения (обычно изображается в виде скрепки).
3. Нажмите «Скачать»: Выберите формат, в котором вы хотите скачать документ:

• «PDF»: Скачать документ в формате *.pdf, удобном для просмотра и печати.
• «Файл»: Скачать документ в оригинальном формате, например, *.xml.

Выводы и рекомендации 👍

• Активное использование: Регулярно используйте все возможности СБИС для оптимизации документооборота вашей компании.
• Обучение: Проходите обучение по работе с СБИС, чтобы использовать все функции системы максимально эффективно.
• Обновление: Следите за обновлениями СБИС и устанавливайте их, чтобы быть в курсе последних изменений законодательства и новых возможностей системы.

FAQ ❓

• Вопрос: Какие документы можно загружать в СБИС?
• Ответ: СБИС поддерживает загрузку практически любых типов документов, включая счета-фактуры, акты, договоры, накладные, УПД и т.д.
• Вопрос: Можно ли загружать документы в СБИС с мобильного телефона?
• Ответ: Да, СБИС имеет мобильное приложение, которое позволяет загружать документы с телефона.
• Вопрос: Как подписать документ электронной подписью в СБИС?
• Ответ: Для подписания документов в СБИС вам понадобится электронная подпись. Инструкции по получению и настройке электронной подписи можно найти на сайте СБИС.
• Вопрос: Что делать, если при загрузке документа возникла ошибка?
• Ответ: Проверьте формат и размер файла, а также корректность заполнения всех полей. Если ошибка повторяется, обратитесь в службу поддержки СБИС.