Как принять накладную в СБИС

СБИС — это мощный инструмент для бизнеса, который значительно упрощает документооборот. Одной из самых востребованных функций является работа с электронными накладными (ЭТрН). Давайте разберемся, как с легкостью принимать, подписывать и находить нужные документы в системе СБИС.

1. Прием накладной и проверка товара 📦
2. Работа с поступлениями в Saby Docs 📑
3. Обработка входящих документов 📥
4. Как подписать накладную электронной подписью ✍️
5. Поиск нужных документов 🔎
6. Работа с приглашениями от контрагентов 🤝
7. Заключение 🎉
8. FAQ ❓

Прием накладной и проверка товара 📦

Получение товара — ответственный этап, требующий внимательности. В СБИС этот процесс максимально прозрачен и контролируем.

1. Открываем накладную: Переходим в раздел «Бизнес/ЭТрН» и находим нужную транспортную накладную. Здесь отображается вся информация о грузе, отправителе и получателе.
2. Проверяем соответствие: Прежде чем подтвердить приемку, важно сверить данные накладной с фактически полученным товаром. Убедитесь, что наименование, количество и качество товара соответствуют указанным в документе.
3. Фиксируем получение: Если все в порядке, нажимаем кнопку «Получение груза» и подтверждаем действие, кликнув «Принят».
4. Информируем грузоотправителя: СБИС автоматически отправит уведомление грузоотправителю о том, что товар получен. Это гарантирует прозрачность и оперативность взаимодействия.

Важно! Если при приемке товара обнаружены расхождения с данными накладной (недокомплект, бой, брак), необходимо составить акт о расхождениях. Этот документ станет основанием для дальнейшего урегулирования ситуации с поставщиком.

Работа с поступлениями в Saby Docs 📑

Saby Docs — удобное приложение для работы с документами в системе СБИС. Рассмотрим, как принять поступление товара:

1. Переходим в раздел закупок: Открываем приложение Saby Docs и выбираем раздел «Документы» -> «Закупки». Здесь отображается список всех документов, связанных с закупками.
2. Находим нужную закупку: Выбираем закупку, по которой необходимо принять товар. Проверяем соответствие названия и количества товара данным, указанным в документе.
3. Указываем склад: Выбираем склад, на который будет помещен принятый товар. Это важный момент для складского учета.
4. Пропускаем шаг для немаркированного товара: Если товар не подлежит маркировке, этот шаг можно пропустить.

Обработка входящих документов 📥

СБИС позволяет эффективно управлять входящими документами, обеспечивая их своевременную обработку.

1. Просмотр входящих: Все документы от контрагентов поступают в раздел «Документы/Входящие».
2. Уведомления: Система оповестит вас о новых документах с помощью СБИС Плагина и центра уведомлений.
3. Подписание документов: Для подписания документа необходимо вставить носитель с электронной подписью (ЭП) в компьютер.

Как подписать накладную электронной подписью ✍️

Электронная подпись — неотъемлемая часть электронного документооборота. СБИС делает процесс подписания документов простым и удобным.

1. Открываем раздел «Мой диск»: Переходим в раздел «Документы/Мой диск», где хранятся ваши документы.
2. Выбираем документ: Находим нужную накладную и нажимаем на значок , затем выбираем «Подписать».
3. Подписываем документ: В открывшемся окне выбираем тип электронной подписи (квалифицированная, неквалифицированная или простая) и нажимаем «Да». Документ будет подписан выбранным типом подписи.

Поиск нужных документов 🔎

В системе СБИС реализован удобный поиск, позволяющий быстро находить нужные документы.

1. Открываем раздел «Документы»: Переходим в раздел «Документы».
2. Выбираем область поиска: Выбираем, где искать файл: в разделе «Мой диск» (личные документы) или «Диск компании» (общие документы).
3. Используем фильтры: Для более точного поиска используем фильтры: по типу документа, дате, контрагенту и др.

Работа с приглашениями от контрагентов 🤝

СБИС упрощает взаимодействие с контрагентами, позволяя отправлять и принимать приглашения для обмена электронными документами.

Принятие приглашения от уже зарегистрированного контрагента:

1. Через уведомление: Открываем сообщение с приглашением и нажимаем «Принять».
2. Через блок «Приглашения»: На главной странице нажимаем на свои инициалы и в блоке «Приглашения» находим нужное приглашение.

Принятие приглашения от нового контрагента:

1. Открываем карточку организации: В блоке «Наши компании» открываем карточку вашей организации.
2. Переходим в историю изменений: Нажимаем и выбираем «История изменений».
3. Находим приглашение: На вкладке «Наши» кликаем и выбираем «Приглашения контрагентов». Находим приглашение от нужного контрагента.

Упрощение поиска приглашений:

1. Используем фильтр: Для удобства поиска используем фильтр «Действия» -> «Приглашения контрагентов».
2. Активируем фильтр: Нажимаем на значок отбора (зеленый кружок с галочкой внутри).
3. Просматриваем список: На странице отобразится список организаций, готовых к обмену электронными документами.

Заключение 🎉

СБИС — это незаменимый помощник в современном бизнесе, который делает документооборот простым, прозрачным и удобным. Благодаря широким возможностям системы, работа с электронными накладными и другими документами превращается в легкий и понятный процесс.

FAQ ❓

• Что делать, если при приемке товара обнаружены расхождения с накладной?
• Необходимо составить акт о расхождениях, зафиксировав все выявленные несоответствия.
• Можно ли подписать накладную без электронной подписи?
• Нет, для подписания электронных документов необходима электронная подпись.
• Как найти приглашение от контрагента, если оно потерялось?
• Воспользуйтесь фильтром «Действия» -> «Приглашения контрагентов» в карточке вашей организации.
• Что делать, если не получается принять накладную в СБИС?
• Обратитесь в службу технической поддержки СБИС.