Как загружать документы в СБИС
Система электронного документооборота СБИС — это мощный инструмент, который значительно упрощает работу с документами, делая ее быстрее, удобнее и прозрачнее.
🚀 Вместо стопок бумаг и бесконечных согласований — электронные документы, которые подписываются парой кликов и хранятся в надежном облачном хранилище.
Однако, как и в любой системе, в СБИС есть свои нюансы. Особенно это касается загрузки документов — первого шага на пути к электронному документообороту.
В этой статье мы подробно, шаг за шагом, разберем все способы загрузки документов в СБИС, а также ответим на часто задаваемые вопросы.
- Создаем и отправляем документы в СБИС 📝
- Шаг 1. Выбираем тип документа
- Шаг 2. Проверяем данные организации
- Шаг 3. Указываем покупателя
- Шаг 4. Добавляем товары или услуги
- Шаг 5. Проверяем документ
- Шаг 6. Прикрепляем дополнительные файлы
- Шаг 7. Отправляем документ
- Загружаем и отправляем готовые документы в СБИС 📤
- Шаг 1. Подготавливаем документы
- Шаг 2. Переходим в раздел «Реализация»
- Шаг 3. Выбираем способ загрузки
- Шаг 4. Проверяем документ
- Шаг 5. Подписываем и отправляем документ
- Загружаем документы для распознавания 🤖
- Шаг 1. Переходим в раздел «Загрузить»
- Шаг 2. Выбираем файлы
- Шаг 3. Отправляем файлы на распознавание
- Работаем с XML-файлами в СБИС 🗎
- Загрузка XML-файлов
- Редактирование XML-файлов
- Настраиваем СБИС для комфортной работы ⚙️
- Настраиваем проведение документов
- Настраиваем шаблоны отправки документов
- Отвечаем на частые вопросы ❓
Создаем и отправляем документы в СБИС 📝
Прежде чем говорить о загрузке готовых документов, давайте разберемся, как создавать и отправлять документы непосредственно в системе СБИС.
Шаг 1. Выбираем тип документа
В любом разделе СБИС нажмите на кнопку «Создать» ➕ и выберите нужный тип документа из выпадающего списка. СБИС предлагает широкий выбор документов: счета, акты, договоры, накладные и многие другие.
Шаг 2. Проверяем данные организации
Прежде чем продолжить, убедитесь, что в документе правильно указана ваша организация. Эта информация обычно подтягивается автоматически, но ее стоит перепроверить, чтобы избежать ошибок.
Шаг 3. Указываем покупателя
В поле «Покупатель» 🔍 введите название или ИНН контрагента, и СБИС автоматически найдет его в своей базе. Если контрагента еще нет в базе, его можно легко добавить.
Шаг 4. Добавляем товары или услуги
Для добавления товаров или услуг нажмите кнопку "+" ➕ и укажите их наименование, количество и цену. СБИС автоматически рассчитает общую сумму документа.
Шаг 5. Проверяем документ
Перед отправкой документа обязательно проверьте его на вкладке «Документы». Убедитесь, что все данные указаны верно, а товары и услуги добавлены в нужном количестве.
Шаг 6. Прикрепляем дополнительные файлы
Если к документу необходимо прикрепить дополнительные файлы (например, спецификации, сертификаты, фотографии), воспользуйтесь кнопкой «Добавить» 📎.
Шаг 7. Отправляем документ
После того как вы убедились, что все данные в порядке, нажмите кнопку «Отправить» 🚀. Документ будет подписан вашей электронной подписью и отправлен контрагенту.
Загружаем и отправляем готовые документы в СБИС 📤
Если у вас уже есть готовые документы, созданные в других программах, вы можете легко загрузить их в СБИС.
Шаг 1. Подготавливаем документы
Убедитесь, что ваши документы сохранены в одном из поддерживаемых СБИС форматов: *.pdf, *.docx, *.xlsx, *.jpg, *.png и др.
Шаг 2. Переходим в раздел «Реализация»
В личном кабинете СБИС перейдите в раздел «Реализация». Именно здесь происходит работа с документами, связанными с реализацией товаров или услуг.
Шаг 3. Выбираем способ загрузки
Нажмите кнопку "+" ➕ и выберите удобный способ загрузки файла:
- Загрузка с компьютера 💻
- Перетаскивание файла в окно браузера 🖱️
- Выбор файла из облачного хранилища ☁️
Шаг 4. Проверяем документ
После загрузки документа внимательно проверьте его содержимое. Убедитесь, что все данные отображаются корректно.
Шаг 5. Подписываем и отправляем документ
Вставьте носитель с электронной подписью (ЭП) в компьютер и нажмите кнопку «Подписать и отправить» ✍️. Выберите канал отправки документа: по ЭДО, по электронной почте или через СМС.
Загружаем документы для распознавания 🤖
СБИС предлагает удобную функцию загрузки документов для распознавания. Это значит, что вам не нужно вручную переносить данные из бумажных документов в систему. СБИС сделает это за вас!
Шаг 1. Переходим в раздел «Загрузить»
На главной странице СБИС наведите курсор на строку «Загрузить» 📥 и выберите пункт «С компьютера».
Шаг 2. Выбираем файлы
Отметьте галочками ✅ файлы, которые необходимо загрузить, и нажмите кнопку «Загрузить».
Шаг 3. Отправляем файлы на распознавание
В окне «Что делать с файлами?» отметьте галочками ✅ документы, которые нужно распознать, нажмите кнопку «Переместить» ➡️ и выберите папку "В папку «Разобрать»".
СБИС автоматически распознает текст 👁️ и данные из загруженных документов и создаст на их основе электронные версии. Вам останется лишь проверить и подтвердить данные.
Работаем с XML-файлами в СБИС 🗎
XML-файлы — это текстовые файлы, которые часто используются для обмена данными между различными системами. СБИС также позволяет работать с документами в формате XML.
Загрузка XML-файлов
Для загрузки XML-файла в СБИС перейдите в раздел «Реализация», нажмите кнопку "+" ➕ и выберите способ загрузки файла. После загрузки СБИС автоматически проверит корректность XML-файла и отобразит его содержимое.
Редактирование XML-файлов
СБИС позволяет не только загружать, но и редактировать XML-файлы. Для этого откройте нужную операцию или функцию для редактирования, нажмите кнопку "Импорт/Экспорт" 🔄 и выберите «Загрузить». Выберите XML-файл с кодом функции/операции, и СБИС загрузит его содержимое.
Настраиваем СБИС для комфортной работы ⚙️
Настраиваем проведение документов
Для автоматизации процесса проведения документов в СБИС перейдите в раздел «Настройки» ⚙️ ➜ "Отгрузки/Операции" ➜ «Реализация». В разделе «Проведение» кликните на ссылку с правилом проведения документов. Укажите новые условия и сохраните изменения.
Настраиваем шаблоны отправки документов
Для создания шаблонов отправки документов перейдите в раздел "Бизнес/Продажи/CRM/Счета/Заказы" 💼 и нажмите кнопку «Шаблоны отправки». Введите название шаблона, отметьте доступные способы отправки документов, заполните текст письма и добавьте элементы оформления.
Отвечаем на частые вопросы ❓
1. В каких форматах можно загружать документы в СБИС?СБИС поддерживает загрузку документов в самых популярных форматах: *.pdf, *.docx, *.xlsx, *.jpg, *.png и др.
2. Могу ли я загрузить сразу несколько документов?Да, СБИС позволяет загружать несколько документов одновременно. Для этого при выборе файлов отметьте галочками ✅ все необходимые документы.
3. Как отправить документ по ЭДО через СБИС?Перейдите в раздел «Документы» ➜ «Исходящие», нажмите кнопку "+" ➕ и выберите тип документа. Укажите получателя, загрузите файл и нажмите «Отправить» 🚀.
4. Что делать, если у меня возникли трудности с загрузкой документов?В случае возникновения трудностей обратитесь в службу технической поддержки СБИС. Специалисты помогут вам разобраться с проблемой.
СБИС — это удобный и функциональный сервис, который значительно упрощает работу с документами. Освоив базовые принципы работы с системой, вы сможете эффективно использовать все ее возможности.