Как зарегистрировать документ в Директуме

В современном мире, переполненном информацией, эффективное управление документами стало критически важным аспектом успешной работы любой организации. 📈 Отсутствие порядка в документации может привести к путанице, ошибкам и потере важной информации. 🤯 Именно поэтому использование специализированных систем электронного документооборота (СЭД), таких как Directum, приобретает все большее значение.

Directum — это мощный инструмент, который позволяет не только хранить все документы в электронном виде, но и автоматизировать множество бизнес-процессов, связанных с их обработкой. 💻 Одним из ключевых элементов работы в Directum является регистрация документов. Давайте подробно разберемся, как это делается.

1. Регистрация документа: первый шаг к порядку 🗂️
2. Прикрепление документа: просто перетащите файл 🖱️
3. Отправка на согласование: один клик — и документ у коллеги 🤝
4. Регистрация входящих документов: все под контролем 📥
5. Пошаговая регистрация входящих документов в СЭД 👣
6. Единые правила регистрации: порядок в документах 📑
7. Заключение: Directum — ваш надежный помощник в мире документов 🔐
8. FAQ: Часто задаваемые вопросы ❓

Регистрация документа: первый шаг к порядку 🗂️

Регистрация документа в Directum — это не просто формальность, а важный этап, который обеспечивает учет и контроль за каждым документом, поступающим в организацию или создаваемым внутри нее.

Процесс регистрации предельно прост и интуитивно понятен:

1. Заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК): Для начала необходимо выбрать соответствующий тип документа и заполнить все необходимые поля регистрационно-контрольной карточки. РКК — это своеобразный паспорт документа, который содержит всю ключевую информацию о нем: вид документа, автор, дата создания, краткое содержание, адресат и т.д.
2. Автоматическое присвоение номера: После заполнения РКК система Directum автоматически присваивает документу уникальный регистрационный номер. Гибкая система нумерации позволяет настраивать правила присвоения номеров в зависимости от типа документа, подразделения или других параметров. Это значительно упрощает поиск и идентификацию документов в дальнейшем.

Прикрепление документа: просто перетащите файл 🖱️

После регистрации карточки документа необходимо добавить к ней сам файл. Directum предлагает несколько способов сделать это:

• Кнопка загрузки в карточке: Самый простой способ — нажать на кнопку «Прикрепить файл» в карточке документа и выбрать нужный файл на своем компьютере.
• Перетаскивание файла: Еще проще — просто перетащить файл из папки на своем компьютере в окно карточки документа в Directum.
• Интеграция с Microsoft Outlook: Directum seamlessly integrates with Microsoft Outlook, allowing you to effortlessly add emails and attachments directly into the system. Simply drag and drop an email or attachment from Outlook into Directum, and the system will automatically populate relevant fields in the document card. This feature streamlines your workflow and eliminates the need for manual data entry.

При добавлении файла система автоматически распознает его формат и сохраняет в системе. Более того, Directum может автоматически извлекать информацию из некоторых типов файлов (например, из документов Microsoft Office) и заполнять соответствующие поля в РКК, что экономит ваше время и снижает риск ошибок.

Отправка на согласование: один клик — и документ у коллеги 🤝

После регистрации и прикрепления файла документ часто нужно отправить на согласование другим сотрудникам. Directum делает этот процесс максимально простым и удобным:

• Выбор сотрудника: В карточке документа найдите поле «Переадресовать сотруднику» и выберите нужного человека из списка.
• Отправка нажатием одной кнопки: Нажмите на кнопку «Переадресовать сотруднику» на ленте инструментов — и готово! Документ отправится на согласование выбранному сотруднику.

Directum поддерживает два типа согласования:

• Согласование по регламенту: В этом случае система автоматически определяет, кому и в какой последовательности нужно отправить документ на согласование, основываясь на заранее настроенном маршруте. Сроки согласования на каждом этапе также устанавливаются автоматически, что гарантирует своевременное выполнение всех задач.
• Свободное согласование: Этот вариант подходит для случаев, когда строгий регламент не требуется. Вы можете отправить документ на согласование любому сотруднику и указать желаемый срок исполнения.

Регистрация входящих документов: все под контролем 📥

В Directum можно регистрировать не только внутренние документы, но и входящую корреспонденцию. Это позволяет обеспечить единый порядок учета и обработки всей документации в организации.

Процесс регистрации входящего документа выглядит следующим образом:

1. Присвоение регистрационного номера: Каждому входящему документу присваивается уникальный порядковый номер, который фиксируется в системе. Это позволяет отслеживать все документы, поступившие в организацию.
2. Нанесение штрих-кода: На бумажный документ может быть нанесен штрих-код, содержащий его регистрационный номер. Это упрощает дальнейшую обработку и поиск документа.
3. Заполнение РКК: Оператор вносит всю необходимую информацию о документе в регистрационную карточку, которая сохраняется в системе.

Пошаговая регистрация входящих документов в СЭД 👣

Для наглядности рассмотрим процесс регистрации входящего документа в Directum более подробно:

1. Поступление документа и выбор шаблона: Сотрудник, ответственный за обработку входящей корреспонденции, получает документ и выбирает в системе Directum соответствующий шаблон регистрационной карточки.
2. Заполнение РКК и проверка: Сотрудник заполняет все необходимые поля в РКК, основываясь на информации, содержащейся в документе. После этого он проверяет правильность заполнения всех полей.
3. Принятие решения о регистрации: Если все заполнено верно, документ принимается к регистрации. В случае обнаружения ошибок, документ возвращается на доработку.
4. Завершение регистрации: После успешной проверки система Directum завершает регистрацию документа, присваивая ему уникальный номер и сохраняя все данные в базе.

Единые правила регистрации: порядок в документах 📑

Важно помнить, что все документы в организации должны регистрироваться единообразно, в соответствии с установленными правилами. Вот основные принципы регистрации документов:

• Однократная регистрация: Каждый документ регистрируется только один раз.
• Регистрация в день создания: Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.
• Регистрация в день поступления: Входящие документы регистрируются в день их поступления в организацию.
• Отсутствие повторной регистрации: При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.

Заключение: Directum — ваш надежный помощник в мире документов 🔐

Система Directum значительно упрощает и ускоряет процесс регистрации документов, а также обеспечивает их надежное хранение и быстрый поиск. Автоматизация рутинных операций позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах, а единые правила регистрации гарантируют порядок во всей документации организации.

FAQ: Часто задаваемые вопросы ❓

• Как изменить данные в уже зарегистрированном документе?
• Для этого нужно открыть карточку документа, внести необходимые изменения и сохранить их.
• Можно ли зарегистрировать документ задним числом?
• В Directum есть возможность указать дату регистрации документа, отличную от текущей. Однако, злоупотреблять этой функцией не рекомендуется, так как это может привести к путанице.
• Как найти нужный документ в системе?
• Для поиска документов в Directum предусмотрен удобный поиск по различным критериям: номеру, автору, дате, содержанию и т.д.
• Можно ли ограничить доступ к определенным документам?
• Да, Directum позволяет гибко настраивать права доступа к документам, ограничивая их просмотр, редактирование или удаление для определенных пользователей или групп.
• Как обеспечить сохранность документов в системе Directum?
• Directum использует современные технологии защиты информации, такие как шифрование данных и резервное копирование, что гарантирует сохранность и конфиденциальность всех хранящихся в ней документов.