Можно ли отправлять УПД как Неформализованный документ

В мире электронного документооборота (ЭДО) 💻 все чаще возникают вопросы о том, как правильно оформлять и передавать документы, чтобы избежать проблем с налоговыми органами. Одним из таких документов является универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет в себе функции счета-фактуры и первичного документа.

1. УПД: строгий формат или свобода выбора
2. Форматы для других документов: XML или PDF
3. УПД: больше, чем просто счет-фактура
4. Печать УПД: нужна или нет? 🖨️
5. Формализованные и неформализованные документы в ЭДО: в чем разница
6. Можно ли принять УПД в формате PDF
7. Заключение
8. FAQ: Часто задаваемые вопросы

УПД: строгий формат или свобода выбора

Многие предприниматели задаются вопросом: можно ли отправить УПД как неформализованный документ, например, в формате PDF? 🤔 Ответ однозначен: нет.

Согласно приказу ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, электронный УПД может быть передан исключительно в формате XML.

Это требование обусловлено необходимостью обеспечить:

• Единообразие: XML-формат стандартизирован и позволяет обрабатывать документы автоматически, что значительно упрощает работу налоговых органов и самих налогоплательщиков.
• Защиту от подделки: XML-файлы подписываются электронной подписью, что гарантирует их аутентичность и неизменность.

Отправка УПД в других форматах (PDF, DOCX, JPG и т.д.) не допускается и может привести к:

• Отказу в принятии: ваш контрагент может просто не принять такой документ.
• Проблемам с налоговыми органами: в случае налоговой проверки у вас могут возникнуть сложности с подтверждением вычетов по НДС, так как УПД в «неправильном» формате не будет являться доказательством совершения хозяйственной операции.

Форматы для других документов: XML или PDF

Важно отметить, что требование об обязательном использовании XML-формата распространяется не на все документы в ЭДО.

Например:

• Счет-фактура: всегда отправляется только в XML.
• Товарная накладная (ТОРГ-12) и Акт приемки-сдачи работ (услуг): могут быть отправлены как в XML, так и в PDF.

Однако, несмотря на то, что законодательство допускает использование PDF для некоторых документов, ФНС рекомендует все же отдавать предпочтение XML. Это связано с тем, что XML-формат является более универсальным и удобным для автоматизированной обработки.

УПД: больше, чем просто счет-фактура

УПД — это универсальный документ, который может быть использован в качестве:

• Счета-фактуры: для подтверждения вычетов по НДС.
• Счета-фактуры с расширенным набором реквизитов: включает в себя не только данные, необходимые для исчисления НДС, но и информацию, которая обычно содержится в первичном документе (например, в товарной накладной). Это позволяет использовать УПД как основание для вычетов по НДС, так и как первичный учетный документ, что значительно упрощает документооборот.

Печать УПД: нужна или нет? 🖨️

В эпоху цифровизации все больше документов переходит в электронный формат. Возникает логичный вопрос: нужно ли распечатывать электронные УПД?

Ответ однозначен: нет.

Если документ был изначально создан в электронном виде в системе ЭДО и подписан электронной подписью, то он является оригиналом. Хранить его бумажную копию не требуется. Это правило закреплено в законодательстве и значительно упрощает работу бухгалтерии, избавляя от необходимости печатать и хранить кипы бумажных документов.

Формализованные и неформализованные документы в ЭДО: в чем разница

В ЭДО существует два основных типа документов:

• Формализованные документы: имеют строго определенный формат (XML), который устанавливается ФНС. К ним относятся счета-фактуры, УПД и другие документы, используемые для налогового учета.
• Неформализованные документы: могут быть представлены в любом формате (PDF, DOCX, JPG и т.д.). К ним относятся договоры, акты, счета на оплату и другие документы, не имеющие строгой формы.

Важно: для того чтобы неформализованный документ имел юридическую силу, он также должен быть подписан электронной подписью.

Можно ли принять УПД в формате PDF

Как уже было сказано выше, принимать УПД в формате PDF нельзя. Это связано с тем, что такой документ не будет считаться действительным с точки зрения налогового законодательства.

Однако, существуют некоторые исключения. Например, скан-копии документов, в том числе и УПД, могут быть представлены в формате PDF по требованию налогового органа (приказ ФНС РФ от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@).

Заключение

В заключение хочется отметить, что электронный документооборот — это удобный и современный способ обмена документами, который позволяет значительно сократить время и затраты на документооборот. Однако, для того чтобы избежать проблем с налоговыми органами, важно соблюдать все требования законодательства, в том числе и те, которые касаются форматов электронных документов.

FAQ: Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправлять УПД в формате PDF? — Нет, УПД можно отправлять только в формате XML.
• Нужно ли распечатывать УПД, полученный по ЭДО? — Нет, распечатывать УПД не нужно, если он был изначально создан в электронном виде и подписан электронной подписью.
• Что делать, если контрагент просит отправить УПД в формате PDF? — Необходимо объяснить контрагенту, что это противоречит требованиям законодательства и может привести к проблемам с налоговыми органами. Предложите ему настроить обмен электронными документами в формате XML.
• Какой формат использовать для отправки договора? — Договор можно отправить в любом формате, но для придания ему юридической силы необходимо подписать его электронной подписью.
• Где можно получить консультацию по вопросам ЭДО? — Получить консультацию можно у специалистов по ЭДО, в компаниях-операторах ЭДО, а также на сайте ФНС России.